Eventpiger kan være en effektiv del af markedsføringen, når en virksomhed gerne vil skabe personlig kontakt med potentielle kunder. Det gælder blandt andet på messer, konferencer, produktlanceringer, sportsbegivenheder, festivaler, butiksåbninger og andre steder, hvor virksomheden møder sin målgruppe fysisk.
Hvor annoncer på nettet konkurrerer om få sekunders opmærksomhed, giver eventpiger og eventfyre mulighed for at starte en rigtig samtale med kunden. Det kan bruges til alt fra uddeling af produktprøver og flyers til demonstrationer, konkurrencer, leadgenerering og præsentation af virksomhedens produkter.
Men eventpersonale skaber ikke automatisk god markedsføring.
Hvis investeringen skal give værdi, skal virksomheden på forhånd have taget stilling til, hvilken opgave eventpersonalet skal løse, hvem de skal henvende sig til, og hvad den ønskede handling fra kunden er.
Her ser vi nærmere på, hvordan eventpiger og eventfyre kan bruges som en aktiv del af virksomhedens markedsføring.
Kontakt Dansk Showservice og få et godt tilbud
Hvad kan de bidrage med?
Eventpiger er personale, der hyres til at repræsentere en virksomhed, et produkt eller et brand ved et arrangement eller en markedsføringsaktivitet.
Betegnelsen dækker i praksis over mange forskellige opgaver. En eventpige kan eksempelvis tage imod gæster, uddele vareprøver, præsentere et produkt, skabe aktivitet omkring en messestand eller hjælpe interesserede besøgende videre til virksomhedens sælgere.
På samme måde anvendes eventfyre til mange af de samme opgaver.
I dag bruges den bredere betegnelse eventpersonale derfor også ofte, fordi det interessante for virksomheden først og fremmest er at finde personer med de kompetencer og den profil, der passer til den konkrete kampagne.
Eventpersonale kan blandt andet anvendes til:
- messer og konferencer
- produktlanceringer
- butiksaktiviteter
- sampling og uddeling af vareprøver
- sportsarrangementer
- festivaler
- receptioner og firmaarrangementer
- konkurrencer og kampagner
- demonstration af produkter
- leadgenerering
- street marketing
- åbent hus-arrangementer
- sponsoraktiviteter
Fælles for aktiviteterne er, at eventpiger og eventfyre bliver virksomhedens menneskelige kontakt til målgruppen.
Hvorfor bruge eventpiger i markedsføringen?
En af de største udfordringer inden for markedsføring er at få målgruppen til at stoppe op.
På en messe kan hundredvis af virksomheder konkurrere om de samme besøgende. På en gågade går mennesker forbi butikker og kampagner uden nødvendigvis at lægge mærke til dem. Ved store arrangementer kan virksomhedens stand eller sponsorområde nemt forsvinde blandt mange andre aktiviteter.
Her kan godt eventpersonale gøre en forskel.
En dygtig eventpige eller eventfyr kan tage den første kontakt på en naturlig måde og give den besøgende en grund til at stoppe op.
Det er især interessant, fordi den første kontakt ofte er den sværeste.
Når først personen har stoppet op, kan samtalen fortsætte med et produkt, en konkurrence, en demonstration eller kontakt til en medarbejder fra virksomheden.
Eventpersonalet fungerer dermed som forbindelsen mellem den fysiske opmærksomhed og virksomhedens egentlige markedsføringsmål.
Kontakt Dansk Showservice og hør mere om priser
Eventpiger bør have en konkret opgave
En klassisk fejl er at booke eventpiger uden først at definere præcist, hvad de skal opnå.
At skabe “god stemning” kan være fint, men det er vanskeligt at måle.
Definér i stedet en konkret funktion.
Det kan eksempelvis være:
“Få besøgende til at prøve vores nye produkt.”
“Få relevante messedeltagere ind på standen.”
“Indsaml tilmeldinger til vores konkurrence.”
“Få besøgende til at scanne en QR-kode.”
“Få potentielle kunder til at tale med en sælger.”
“Uddel 2.000 produktprøver til den relevante målgruppe.”
Når opgaven er konkret, bliver det både nemmere at vælge de rigtige eventpiger og efterfølgende vurdere resultatet.
Eventpiger på messer
Messer er et af de oplagte steder at anvende eventpiger og eventfyre.
En virksomhed kan have brugt betydelige beløb på standleje, design, transport, hotel, medarbejdere og markedsføringsmateriale. Hvis de besøgende alligevel går forbi standen, får virksomheden ikke meget ud af investeringen.
Eventpersonale kan her bruges som det første kontaktpunkt.
Det kan eksempelvis være ved at stille et enkelt spørgsmål:
“Har du set vores nye løsning?”
“Vil du deltage i konkurrencen?”
“Har du to minutter til at prøve produktet?”
Målet behøver ikke være, at eventpigen gennemfører hele salget.
Tværtimod kan arbejdsdelingen være meget effektiv:
Eventpersonalet skaber kontakten og identificerer interessen. Virksomhedens egne medarbejdere overtager derefter de besøgende, som ønsker en mere faglig eller kommerciel samtale.
På den måde kan sælgerne bruge deres tid på de mest interessante besøgende frem for konstant at forsøge at få forbipasserende til at stoppe.
Brug eventpiger til produktprøver og sampling
Sampling er en anden klassisk anvendelse af eventpersonale.
Det kan være smagsprøver, drikkevarer, kosmetik, merchandise eller små prøvepakker.
Men uddeling af prøver bør ikke kun handle om at komme af med flest mulige produkter.
Forestil dig, at en virksomhed uddeler 5.000 vareprøver. Hvis størstedelen bliver givet til mennesker uden interesse for produktet, kan resultatet være dårligere end ved at uddele 2.000 prøver til en nøje udvalgt målgruppe.
Eventpigerne bør derfor vide:
Hvem er målgruppen?
Hvad skal de fortælle om produktet?
Er der bestemte personer, de skal prioritere?
Hvad skal modtageren gøre bagefter?
Hvor kan produktet købes?
En simpel QR-kode på produktprøven kan eksempelvis føre videre til en særlig kampagneside. Dermed bliver det muligt at forbinde den fysiske aktivitet med virksomhedens digitale markedsføring.
Eventpiger kan skabe leads
Eventpersonale behøver ikke kun være en brandingaktivitet.
Det kan også bruges direkte til leadgenerering.
På en messe kan eventpiger eksempelvis hjælpe besøgende med at deltage i en konkurrence, bestille materiale, booke en demonstration eller tilmelde sig virksomhedens nyhedsbrev.
Her er det vigtigt at gøre processen så enkel som muligt.
Hvis den besøgende skal udfylde en lang formular med 12 felter, falder interessen hurtigt. Hvis processen tager 20 sekunder på en tablet, kan langt flere være villige til at deltage.
Samtidig skal virksomheden naturligvis sikre, at indsamling og efterfølgende anvendelse af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende regler.
Kombinér eventpiger med digital markedsføring
De bedste eventkampagner behøver ikke stoppe, når arrangementet slutter.
Eventpiger kan bruges til at bygge bro mellem offline og online markedsføring.
En QR-kode kan eksempelvis føre til:
En konkurrence
En rabatkode
En landingsside
Et produkt
En bookingformular
En video
En særlig eventkampagne
På den måde kan virksomheden efterfølgende måle, hvor mange mennesker der faktisk reagerede på aktiviteten.
Det er endnu bedre at oprette en unik landingsside eller QR-kode til det enkelte arrangement. Så kan trafikken fra eventet adskilles fra virksomhedens øvrige trafik.
Eventpiger og sociale medier
Eventpersonale kan også indgå i virksomhedens markedsføring på sociale medier.
Hvis der sker noget interessant på standen eller ved arrangementet, kan det skabe materiale til Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok eller andre relevante platforme.
Det kan være billeder fra eventet, korte videoer, produktdemonstrationer eller interviews med besøgende, når de nødvendige tilladelser er på plads.
Dermed får virksomheden mere ud af aktiviteten end blot de mennesker, der fysisk befinder sig på stedet.
Et arrangement med 2.000 deltagere kan potentielt nå langt flere mennesker, hvis der samtidig produceres godt indhold til virksomhedens digitale kanaler.
Vælg eventpiger efter opgaven – ikke kun udseendet
Udseende og præsentation kan have betydning i nogle kampagner, men det bør sjældent være det eneste kriterium.
En eventpige, der skal uddele merchandise ved en festival, skal have andre kompetencer end en person, der skal repræsentere en softwarevirksomhed på en B2B-messe.
Overvej derfor først opgaven.
Skal personen være meget udadvendt?
Skal vedkommende kunne huske tekniske informationer?
Skal personen kunne tale engelsk eller tysk?
Skal eventpersonalet demonstrere et produkt?
Skal de kunne kvalificere potentielle leads?
Skal de være gode til børn?
Skal de arbejde udendørs?
Skal de kunne stå og gå i mange timer?
Den rigtige eventpige er derfor ikke nødvendigvis personen med det mest polerede profilbillede. Det er personen, som bedst kan løse den konkrete opgave og repræsentere virksomheden troværdigt.
Eventpiger bliver en del af virksomhedens brand
Når eventpersonale bærer virksomhedens logo og står på virksomhedens stand, vil de besøgende normalt opfatte dem som en del af virksomheden.
Det gør oplæring vigtig.
Eventpersonalet bør som minimum kende:
Virksomhedens navn
Hvad virksomheden tilbyder
Hvilket produkt der markedsføres
De vigtigste fordele ved produktet
Hvem målgruppen er
Hvilke spørgsmål de selv kan besvare
Hvornår en besøgende skal sendes videre til en medarbejder
En kort briefing før arrangementet kan derfor være særdeles værdifuld.
Lav gerne et enkelt dokument på én side med de vigtigste informationer. Det er langt mere realistisk, at eventpersonalet lærer fem vigtige budskaber grundigt end 30 forskellige detaljer overfladisk.
Tøjet skal passe til virksomhed og målgruppe
Beklædningen bør vælges ud fra brandet og arrangementet.
Ved nogle events kan jeans, sneakers og en T-shirt med logo være perfekt. Ved en eksklusiv reception kan mere formel beklædning være passende. På en håndværksmesse kan arbejdstøj passe bedre ind end klassisk messebeklædning.
Det afgørende er sammenhængen.
Eventpiger og eventfyre bør ligne naturlige repræsentanter for virksomheden frem for mennesker, der er placeret tilfældigt på en stand.
Brandfarver kan med fordel anvendes i T-shirts, skjorter, jakker, kasketter eller andre elementer, så eventpersonalet bliver synligt og let at forbinde med virksomheden.
Eventfyre kan naturligvis bruges på samme måde
Selvom mange søger specifikt efter eventpiger, kan eventfyre løse mange af de samme opgaver.
I nogle kampagner kan det være oplagt at bruge både eventpiger og eventfyre. I andre tilfælde kan målgruppe, produkt eller koncept gøre en bestemt sammensætning mere relevant.
Det afgørende bør være kampagnens formål.
Et eventteam skal først og fremmest kunne skabe kontakt, repræsentere virksomheden professionelt og få målgruppen til at foretage den ønskede handling.
Lav et godt brief til eventpersonalet
Et godt brief behøver ikke være langt.
Eventpersonalet skal først og fremmest vide, hvad succes betyder.
Et brief kan eksempelvis indeholde:
Virksomheden:
Hvem er vi, og hvad sælger vi?
Produktet:
Hvad skal vi markedsføre?
Målgruppen:
Hvem ønsker vi især kontakt med?
Budskabet:
Hvilke 2-3 ting skal de besøgende huske?
Handlingen:
Hvad ønsker vi, at den besøgende gør?
Praktisk:
Mødetid, adresse, kontaktperson, pauser og beklædning.
FAQ:
Hvilke spørgsmål kommer sandsynligvis fra de besøgende, og hvad skal eventpersonalet svare?
Det kan spare mange problemer på selve dagen.
Hvor mange eventpiger skal man bruge?
Det afhænger meget af arrangementet.
En lille messestand kan måske klares med én eventpige sammen med virksomhedens egne medarbejdere. En større kampagne på en travl gågade kan kræve et helt team.
Tænk blandt andet over:
Hvor mange besøgende forventes?
Hvor stort er området?
Hvor lang tid varer arrangementet?
Skal der holdes pauser?
Hvor mange personer kan én medarbejder realistisk tale med?
Skal nogle stå ved standen, mens andre bevæger sig rundt?
Ved længere arrangementer er pauser særligt vigtige. En eventmedarbejder, der har stået op og talt med mennesker i seks timer uden ordentlige pauser, vil sjældent være lige så energisk som i den første time.
Hvad koster eventpiger?
Prisen på eventpiger afhænger blandt andet af opgaven, antal timer, tidspunkt, lokation, erfaring og hvilke kompetencer der kræves.
Der kan også være udgifter til transport, beklædning, bookingbureau, overnatning eller andre praktiske forhold.
Derfor giver det mere mening at se på den samlede kampagneøkonomi end udelukkende på timeprisen.
Kontakt DAnsk Showservice og få et tilbud
Hvis virksomheden eksempelvis bruger 75.000 kroner på en messestand, transport, hotel og markedsføringsmateriale, kan det være en dårlig besparelse at vælge utilstrækkeligt eventpersonale for at spare et relativt lille beløb.
Spørgsmålet bør i stedet være:
Hvor meget værdi kan eventpersonalet være med til at skabe ud af den samlede investering?
Mål effekten af eventpersonalet
Hvis eventpiger skal betragtes som markedsføring, bør effekten måles så godt som muligt.
Det kan eksempelvis være:
Antal uddelte produktprøver
Antal samtaler
Antal besøgende på standen
Antal konkurrencedeltagere
Antal indsamlede leads
Antal QR-scanninger
Antal bookede møder
Antal salg
Omsætning fra en særlig rabatkode
Trafik på kampagnens landingsside
Det gør det muligt at sammenligne forskellige arrangementer.
Måske viser det sig, at en bestemt branchemesse genererer langt flere relevante leads end en større messe med flere besøgende. Eller måske opdager virksomheden, at sampling ved en bestemt type arrangement giver markant flere efterfølgende køb.
Den viden kan bruges til at forbedre næste kampagne.
Kontakt Dansk Showservice og få et tilbud
